domingo, 14 de agosto de 2011

PORQUE ES IMPORTANTE DEFINIR LOS PROCESOS

Cuando se tiene a los clientes esperando nuestros servicios y a los prospectos tocando la puerta, el trabajar en la definición de procesos no se ve exactamente como una prioridad. Puede esperar para después, cuando haya tiempo.
Pero nunca hay tiempo. Y tu proceso nunca evoluciona, y te ponen en aprietos cuando alguien te pregunta cómo es exactamente el proceso que empleas para resolver los problemas y necesidades de tus clientes. Pero el hecho es, que sin definir claramente los procesos, un negocio no puede crecer a todo su potencial. ¿A que me refiero con proceso? Es tener una manera establecida y paso a paso de hacer las cosas, y un grupo de herramientas y documentos internos y externos que apoyen a estos procesos.
Hay dos razones del porqué los procesos son la clave. La primera razón es eficiencia. No tiene sentido tener que reinventar los pasos cada vez que se realiza una tarea. Es una pérdida de tiempo. Tener documentación que se use como herramienta ahora tiempo, energía y recursos.

La segunda razón es la escalabilidad. Para que un equipo de trabajo se desarrolle, debe ser posible delegar actividades y tareas. Si se tiene un proceso, se puede entrenar gente para que lo ejecute. Con la capacitación adecuada y herramientas analíticas, el personal puede reunir los elementos necesarios para llevar a cabo una actividad, administrar el trabajo de otros, o concebir planes estratégicos.
Todo negocio opera como una colección de procesos relacionados. Cada proceso inicia con una especie de solicitud y termina con la entrega de un servicio o producto. Algunos procesos sirven a clientes externos o usuarios, mientras que otros son puramente internos o de naturaleza administrativa.
La administración general se ha concentrado en las tareas individuales que conforman un proceso. La productividad y eficiencia han sido medidas de acuerdo a cómo se realizan estas tareas de manera individual. Aunque se ha invertido mucho en apoyos tales como sistemas de computadora o pc’s individuales, la productividad promedio en las oficinas ha mejorado muy lentamente, alrededor de 1 o 2% al año.
En realidad mucha de la ineficiencia resulta de los procesos que conectan a las tareas, y es aquí donde se pueden hacer mejoras significativas. A veces no hay continuidad o congruencia entre las tareas, y de hecho muchas tareas se pueden omitir después de un análisis profundo.
Hay muchas maneras en las que los negocios pueden ser más competitivos y rentables al analizar y cambiar sus procesos de negocios:
Beneficios:
-        Aumentar la productividad.
-        Aumentar el nivel de calidad en el servicio al cliente.
-        Hacer más flexible el uso de recursos, incluyendo los recursos humanos.
-        Responder más rápido a nuevas oportunidades.
-        Mejorar la satisfacción del equipo a través de un mejor ambiente de trabajo.
-        Introducir nuevas tecnologías sin afectar la operación
Todas estas ventajas, y más, se pueden conseguir poniendo atención a la mejora de procesos, tal como muchas empresas lo han hecho en la última década.
Evolución, no Revolución

No es necesario rediseñar los procesos existentes desde cero. De hecho ese es un enfoque extremadamente riesgoso. Es mejor empezar con lo que ya existe, rescatar las partes buenas y desechar las malas. Este no es un proyecto esporádico, sino un ciclo continuo de mejora de procesos, aprendiendo de la experiencia y adaptándose a las circunstancias cambiantes. Así el negocio nunca estará estancado, sino que permanecerá al frente de su mercado.
¿Cómo?Son tres pasos principales los que hay que tomar hacia la mejoría de los procesos:
1.    Comprender y analizar los procesos existentes.
2.    Racionalizar y modificar los procesos.
3.    Introducir los nuevos procesos.

Una vez que los nuevos procesos han estado operando por cierto período de tiempo, se colecta la información sobre qué tan bien están funcionando; esta información se utiliza para retomar el primer paso y repetir el ciclo, de tal manera que se esté en constante mejoría.

COMO ENFRENTAR EL FRACASO EN EL TRABAJO

En la actualidad con la competitividad que existe, es imposible que todos alcancen el éxito. Mientras un grupo de personas puede presumir sus buenos resultados, otros sufren al no alcanzar sus objetivos.
Ante tal situación resulta imprescindible que las personas, sobre todo los líderes, sean capaces de superar los momentos de frustración que vienen después de un fracaso.
Algunas personas son extrapunitivas, siempre culpando a otros injustamente. Otras son impunitivas, que niegan que exista un problema o que tuvieron algo que ver con él. Y otras son intrapunitivas, juzgándose con demasiada rudeza e imaginando fracasos donde no los hay.
¿Cómo recuperarse?
Héctor Ramírez, jefe de Recursos Humanos de LAN tiene también una propuesta para aconsejar que hacer en estos casos:
El primer paso es entender el contexto de un fracaso. Y es que las personas deben entender que en el mercado actual, la oferta es tan amplia que nadie resulta indispensable. Uno debe tener claro que si no estás respondiendo al desempeño que se espera, siempre habrá problemas.
Lo segundo es aceptar el error: Es necesario mirar hacia adentro y decir, ¿qué me pasó? Asumir la culpa y sacar las conclusiones que te puedan llevar a aprender de ese fracaso. No buscando responsables de forma desesperada, o tratar de ser víctima, sino que al contrario, aprender de lo que pasó.
Eso te ayudará a alcanzar no sólo el éxito profesional, sino a vivir plenamente. El objetivo es ver a los fracasos no sólo como una equivocación, sino como un área de oportunidad que te reta a aprovecharla.
La Responsabilidad es un Sentimiento
Para descubrir si la Inteligencia Emocional está vinculada a nuestras responsabilidades, conviene hacernos estas preguntas reflexivas:
1)    ¿Es posible la responsabilidad careciendo de control emocional?
2)    ¿Se nutre la responsabilidad de nuestra energía emocional? 
3)    ¿Qué relación hay entre la responsabilidad y el fracaso?
Y parte de estas respuestas nos revela el vínculo de la Inteligencia Emocional con la responsabilidad:
1) En el trabajo, la demostración máxima de responsabilidad personal puede ser tomar el mando de nuestro propio estado de ánimo. Todos sabemos que nuestras emociones ejercen una poderosa influencia sobre el pensamiento, la memoria y la percepción. Cuando estamos enojados recordamos con más facilidad los incidentes que sólo apoyan nuestra ira, los pensamientos se concentran en el objeto de nuestro enojo y la irritabilidad altera de tal modo nuestra visión del mundo que un comentario benigno puede parecernos hostil. Resistirse a esta despótica cualidad del humor es esencial para trabajar productivamente.
2) En el mundo de trabajo, de manera creciente, vemos señales de decaimiento emocional. La gente parece exhausta y a la vez emocionalmente recargada.
Un líder que puede manejar sus estados de ánimo es alguien que también entiende el estado de ánimo de sus subordinados.
Los malos jefes tratan a sus subordinados como si fueran todos iguales. Rara vez se preguntan: ‘¿Cómo es la composición emocional de mis subordinados? ¿Por qué tengo tanta dificultad con ellos?’
No tienen conciencia del modo en que los temperamentos armonizan o chocan entre sí. Pero la mezcla tal vez sea la faceta más esencial de una buena organización. Manejar un grupo o una compañía no tiene que ver sólo con las habilidades para el liderazgo, sino más específicamente con la obligación de un líder de reconocer la naturaleza de cada individuo y de extraer lo mejor de cada persona.
Por ejemplo, un líder iracundo puede ayudar a sus asistentes a sentirse menos intimidados, diciéndoles: ‘Eh, no soy más que yo. Cuando me enoje, no se lo tomen como algo personal’.
De lo contrario, sin este marco comprensivo, aunque la ira surgiera un uno por ciento del tiempo, eso afectará la calidad del resto del tiempo, porque las personas nunca estarán seguras de cuándo volverá a producirse -y qué significa- otro estallido.
3) La responsabilidad se prueba en los fracasos, en aquellas situaciones en las que hay que asumir de frente los hechos, para poder cambiar de rumbo.
Se sabe que, en equitación, no es el buen jinete quien nunca ha sido arrojado, sino que nunca llegará a serlo hasta que no sea arrojado; entonces no se verá obsesionado por el terror a caer y cabalgará con seguridad.
Desde el punto de vista de la Inteligencia Emocional, la responsabilidad se prueba en los fracasos, abarcando sus distintos aspectos:
a) Autoconciencia: Superando el miedo o la culpa, para seguir adelante.
b) Control Emocional: evitando reacciones o desbordes que perjudican la moral de grupo.
c) Motivación y Persistencia: recordando que el éxito es la suma de pequeños esfuerzos... que se repiten día tras día.
d) EMPATÍA: sabiendo escuchar y comprendiendo, formas adecuadas para mantener la armonía en las relaciones.
e) LIDERAZGO: Reconociendo, con ecuanimidad y paciencia, que los fracasos son una fuente de aprendizaje. Como expresó el filósofo Friedrich Nietzsche: ‘No hay fracasos, sólo hay lecciones’.
El éxito de un hombre o de una empresa está conformado de fracasos, porque experimenta y se arriesga cada día, y cuanto más caídas sufre, más rápido avanza.
Las adversidades se convierte en oportunidades para los hombres inteligentes…!!!
Expresado en una fórmula sintética:
FRACASO = APRENDIZAJE = TRABAJO = ÉXITO